Su contabilidad guarda una fotografía; el SAT mantiene un expediente vivo
Cuando su equipo registra un CFDI, guarda el estado que ese comprobante tenía ese día. Pero el estado de un comprobante no es permanente: el emisor puede cancelarlo después, y esa cancelación no le llega a usted por ningún canal automático.
El resultado es que su contabilidad sigue amparando una deducción con un comprobante que, en el repositorio del SAT, ya no es válido. Nadie le avisó, y la diferencia queda abierta hasta que alguien la busca.
Por qué un proveedor cancela después
- Corrigió un error de datos y volvió a timbrar con otro UUID
- Reemplazó la operación por una nota de crédito
- Facturó al RFC equivocado y rehízo el comprobante
- Ajustó importes tras una devolución o renegociación
- Cerró operaciones y regularizó su timbrado hacia atrás
Casi ninguna de esas razones es maliciosa. Y en casi ninguna el proveedor considera que deba notificarlo. Aun así, el efecto sobre su declaración es el mismo.
El SAT audita con algoritmos, no con personas
Si un proveedor cancela un comprobante del mes pasado y su sistema no lo detecta hoy, la discrepancia ya está en el radar de la autoridad. El cruce automático no espera a que alguien revise.
Qué hace que un comprobante quede «infectado»
La cancelación es la causa más visible, pero no la única. Un comprobante puede dejar de ser deducible por varias vías, y todas requieren vigilancia continua:
- El emisor aparece en las listas del artículo 69 o 69-B
- El comprobante fue cancelado sin aviso después de registrarlo
- Faltan los complementos de pago que acreditan la liquidación
- El certificado del sello digital no estaba vigente al momento de la emisión
Evitar que uno de estos comprobantes quede sin atención previene multas cuantiosas y ahorra recursos que de otro modo se van en aclaraciones.
Con qué frecuencia hay que revisar
La respuesta corta: más seguido que una vez al año. Revisar el estado de los comprobantes únicamente en el cierre anual significa descubrir en enero un problema que nació en marzo, cuando ya no hay margen para exigirle nada al proveedor.
Una revisión mensual del estado de todo el universo recibido detecta la cancelación mientras la relación comercial sigue activa y la corrección es posible.
Cómo lo resuelven los sistemas PAM
Auto Docs Admin consulta el estado vigente de sus comprobantes ante el SAT y detecta automáticamente los cambios: cancelaciones, emisores que entraron a las listas negras y comprobantes que dejaron de ser válidos desde la última revisión. Su equipo recibe la lista de lo que cambió, no el universo completo para revisar a mano.
La verificación forma parte de la conciliación masiva contra el SAT y se ejecuta localmente, sin enviar su información a terceros.
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Vea estas diferencias en sus propios datos
Realizamos una prueba de estrés de conciliación local con un bloque de comprobantes históricos de su empresa. Usted recibe un informe de las inconsistencias reales de su operación, antes de tomar cualquier decisión de compra.
Aceptamos un número limitado de pruebas de concepto por trimestre. Sujeto a evaluación técnica previa.