Su ERP y el repositorio del SAT nunca coinciden por sí solos
Toda empresa que recibe comprobantes en volumen mantiene, sin saberlo, dos universos paralelos: el de los CFDI que su equipo registró en el sistema contable, y el de los comprobantes que el SAT tiene efectivamente emitidos a su RFC.
Esos dos universos no coinciden nunca de forma natural. Y cada diferencia entre ellos tiene una consecuencia fiscal distinta.
Las dos diferencias que importan
1. Comprobantes que están en el SAT pero no en su ERP
Son deducciones en riesgo. Su proveedor timbró la factura, el SAT la tiene registrada, pero nadie la capturó internamente. Al cierre del ejercicio esa deducción simplemente no se aplicó, y el dinero se quedó en la mesa.
2. Comprobantes que están en su ERP pero no en el SAT
Son deducciones que ante la autoridad no existen. El registro interno dice que hay un gasto amparado, pero el comprobante no aparece en el repositorio del SAT: pudo cancelarse, no timbrarse nunca, o corresponder a un RFC distinto. Es la diferencia más peligrosa, porque su contabilidad refleja algo que la autoridad no puede verificar.
Por qué no se detecta a tiempo
La conciliación manual funciona con decenas de comprobantes. Deja de funcionar con miles. Los métodos habituales fallan por razones concretas:
- Descarga manual del portal: alguien entra al portal del SAT y baja los archivos mes con mes. El proceso se interrumpe, se repite, se olvida, y depende de una sola persona.
- Cruce en hojas de cálculo: funciona hasta que el volumen supera lo que una hoja puede manejar sin errores de fórmula o duplicados invisibles.
- Revisión por muestreo: revisar el 10% de los comprobantes deja el 90% del riesgo sin tocar. Y el SAT no audita por muestreo.
Qué debe producir una conciliación bien hecha
Una conciliación masiva útil no entrega un listado: entrega diferencias accionables. Al terminar el proceso su equipo debería tener en la mano:
- La lista de UUID presentes en el SAT y ausentes en el ERP, con su importe
- La lista de UUID registrados internamente que el SAT no reconoce
- El estado vigente o cancelado de cada comprobante a la fecha de corte
- La diferencia entre los importes pagados según el ERP y los complementos de pago reflejados ante el SAT
- Los emisores que aparecen en las listas del artículo 69 y 69-B
Ese último punto conviene revisarlo aparte: cómo validar automáticamente si sus proveedores están en las listas 69 y 69-B.
El cierre mensual es el punto de control
Una diferencia detectada antes de presentar la declaración se corrige. La misma diferencia detectada por la autoridad después ya es una discrepancia sobre la que hay que responder. El valor de la conciliación está en la oportunidad, no en el dato.
Cómo lo resuelven los sistemas PAM
Auto Docs Admin descarga la totalidad de sus comprobantes desde el SAT, extrae la información de cada XML sin recaptura y la cruza contra lo que tiene registrado su ERP o sistema contable. El resultado es el listado de diferencias, no un archivo más que alguien tenga que revisar.
Todo el procesamiento ocurre en su propia infraestructura: sus datos fiscales no se suben a ninguna nube ni pasan por servidores de terceros. Puede leer el razonamiento completo en soberanía de datos fiscales.
Otras guías sobre riesgo fiscal
Vea estas diferencias en sus propios datos
Realizamos una prueba de estrés de conciliación local con un bloque de comprobantes históricos de su empresa. Usted recibe un informe de las inconsistencias reales de su operación, antes de tomar cualquier decisión de compra.
Aceptamos un número limitado de pruebas de concepto por trimestre. Sujeto a evaluación técnica previa.